生成AI活用事例―業務効率化を目指す部門長必見

業務効率化や新たなビジネスチャンス模索のため、業界問わず多くの企業が生成AIの活用を進めています。昨今話題の生成AIですが、どのように実務に役立つのかよくわからない、という方も多いのではないでしょうか？
本記事ではそのようなお悩みを解消するため、生成AIとは何か、生成AIを活用するメリット、部門別の生成AIの活用事例、自社で生成AIを活用するための研修の必要性をご紹介します。

生成AIとは？

生成AIとは、データを基にコンテンツを自動的に生成するAIです。文章や画像、音声、映像など様々な形式でのコンテンツ出力が可能です。具体的には、GeminiやChat GPTなどのテキスト生成AI、Adobe FireflyやStable Diffusionなどの画像生成AIなどが挙げられます。（2024年7月時点）

生成AIを活用するメリット

生成AIを活用することで、以下のようなメリットが得られます。

時間とコストの削減

生成AIでタスクを自動化することで、人手による作業時間を削減し、コストを抑えることができます。メール文章や企画案作成など、幅広く業務での活用が可能です。

一定品質以上のアウトプット

例えば企画書作成など担当によりアウトプットの質がバラつく業務も、生成AIをうまく活用することで、誰でも簡単に一定の品質以上のアウトプットすることができるようになりました。

柔軟なアイディア

生成AIを活用することで、人ではなかなか発想できないアイディアを多数生成することができます。

生成AIの部門別の活用事例

実際にどのように生成AIを業務で活用できるのか、部門別に生成AIの活用事例をみていきましょう。

マーケティング領域での生成AI活用例

・マーケティングメッセージの自動生成
顧客データを分析し、一人ひとりに合わせたパーソナライズされたマーケティングメッセージを自動的に作成します。

・コンテンツの自動生成
SEOに最適化されたブログ記事やソーシャルメディアの投稿の作成、チラシなどの販促物作成が可能です。このような作業を行うためにはSEOの知見と文章作成の能力が必要でしたが、生成AIを活用することで一点品質以上のコンテンツを誰でも作成できるようになります。

・企画案や戦略案の立案
ウェビナーなどのイベント企画やマーケティング戦略の立案に生成AIを活用することで、人間ではなかなか発想が難しい企画や戦略を素早く立案することができます。

バックオフィス領域での生成AI活用例

・文書作成の自動化
契約書、報告書、議事録などの文書作成も生成AIで行うことが可能です。会議の要約や論点の整理、To Doなどを自動で作成することができるため、文書作成の負担を軽減することが可能です。

・文章の修正、翻訳
生成AIは自然言語処理能力を持っているため、文書の校正や修正を行うことも可能です。例えば、作成した文章を別の表現に変更したり、日本語で作成した文章を英訳したりすることができます。

・経理処理の部分的な自動化
PDF形式の請求書や領収書などの経費清算に必要なデータを生成AIに読み込ませ、経理処理に必要なデータを自動取得することが可能です。これにより、入力作業の削減に加え、入力ミスを減少させることができます。

・アンケート分析
テキストベースで記載されたアンケートから傾向分析ができます。例えば、社内アンケートから離職やモチベーション低下の兆候を分析したり、会社の良い点や改善点を読み取ることが可能です。

・Excelの関数やGASのスクリプトの作成
Excelの関数の生成やGASのスクリプトの作成にも対応しています。自分の行いたい内容を生成AIに指示することで、行いたい内容に沿った関数やGASスクリプトを生成AIが作成してくれます。これにより簡単な内容であれば自分自身で業務の自動化を行うことができるようになります。

セールス領域での生成AI活用例

・提案書の骨子の作成、PowerPointファイルの書き出し
提案書の骨子の作成から提案内容の肉付け、PowerPointファイルへの書き出しを生成AIで行うことで、提案書作成の時間を大幅に短縮することができます。

・シュミレーション表の作成
顧客へ提案するための費用対効果を作成したり、その表をExcelファイルに書き出したりすることができます。

・トークスクリプトやメール文面の作成
顧客へアプローチするためのトークスクリプトやメール文面を自動生成することが可能です。

・見込み顧客のデータ分析
見込み顧客のデータを分析し、最適なアプローチ方法を生成することができます。

生成AI研修の必要性

生成AIを効果的に活用するためには、社員が生成AIの仕組みや操作方法を理解することが重要です。特に生成AIから望ましいアウトプットを引き出すための方法（プロンプトエンジニアリング）や、生成AIが間違った情報を生成してしまうハルシネーション、著作権、セキュリティについての知識を持つことが生成AIを業務で活用する上で特に大切になります。

内部の社員で調べながら徐々にこのような仕組みや知識を理解し社内展開していく方法もありますが、リサーチにかなりの労力がかかります。

加えて、生成AIの進化のスピードは非常に早く、3ヶ月〜半年前と今の生成AIを比べると、できることが全く異なります。そのため、最新かつ正しい情報をキャッチアップする、という意味でも、最初は外部から専門の講師を招き体系的に生成AIの仕組みと活用方法を学ぶことがおすすめです。

生成AI研修の選び方

ここでは生成AI研修の選び方のポイントを記載します。生成AI研修を選定する際の参考にご活用ください。

研修カリキュラムが自社の課題感に沿っているかを確認する

まず、研修カリキュラムが自社の具体的な課題に対応しているかを確認しましょう。生成AIの活用範囲は広いため、自社の業務内容や目標に合った内容が含まれているかが重要です。例えば、マーケティング部門の強化を目指す場合は、生成AIに関する基本的な内容に加え、マーケティング業務での生成AI活用の内容が研修に含まれているかを確認する必要があります。

eラーニング形式なのか対面形式なのかを確認する

次に、研修の形式について確認します。eラーニング形式と対面形式にはそれぞれメリット・デメリットがあります。

eラーニングは自分のペースで学べる柔軟性があり、時間や場所に縛られずに受講できます。デメリットとしては、わからなかった際に質問ができない、学習するかどうかは受講者次第になってしまうということが挙げられます。

一方、対面形式は講師から直接講義を受けられ、リアルタイムで質問やディスカッションができるため、理解を深めやすい点がメリットです。デメリットは、研修場所に移動する必要がある、参加人数が多いと質問がしづらい、などが挙げられます。

自社の状況や従業員の学習スタイルに合わせて、最適な形式を選びましょう。

助成金や補助金の活用は可能かを確認する

研修の導入範囲も重要な検討ポイントです。生成AIの導入を全社的に行うのか、特定の部門やチームに限定して行うのかを決定する必要があります。全社的な導入は全社員のスキルの底上げに役立ちますが、初期費用やリソースの投入が大きくなることがあります。一方で、部分的な導入は、特定の部門でのパイロットプロジェクトとして開始し、成功事例をもとに段階的に拡大するアプローチを取ることが可能です。自社のリソースや戦略に応じて最適な導入範囲を決めましょう。

生成AI研修のご相談について

生成AI研修を導入してみたいが、どのような企業に研修を依頼すべきかわからない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか？

株式会社MEBUKUでは研修に関してのご相談も承っておりますので気兼ねなくご連絡ください。

貴社の課題感をヒアリングし、適切な研修会社をご紹介いたします。